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『一定の帳簿スペシャル』のマイナンバー帳簿は、いつまで保存しなければならない?

Q1-3-7 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いについて、給与支払者が作成し備えている帳簿はいつまで保存する必要がありますか。(平成28年9月9日更新)

このFAQはQ1-3-7ですから、Q1-3-1の流れを汲む『一定の帳簿スペシャル』の話になります。

扶養控除等申告書とマイナンバー 国税庁HP FAQ スペシャル
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扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を不要とする手法には、
①扶養控除等申告書をベースに作成した「一定の帳簿」があれば、2年目以降のマイナンバーの記載を不要とする『一定の帳簿スペシャル』
と、
②扶養控除等申告書に一切マイナンバーを記載しない『超特例帳簿スペシャル』
の2つがあります。
話題になっているのは、②の方です。
下記の順に読んでいただければ、と思います。


★平成何年分の扶養控除等申告書からマイナンバーを書くの?

★去年、マイナンバーを扶養控除等申告書に書いてもらわなかった場合、今年の年末調整ではどう対応すればいいの?

★扶養控除等申告書には、マイナンバーは記載不要?

★扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を不要とする場合の「帳簿」の注意点

★扶養控除等申告書に一度もマイナンバーを記載しなくてもOK!

★扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を不要とする場合の「4要件」+「1要件」

★扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載不要は、帳簿がなくてもOK!

★平成28年分と平成29年分の扶養控除等申告書とマイナンバーの奇妙な関係

★「扶養控除等申告書とマイナンバー問題」で頭が混乱すると、しちゃいそうな間違い特集

★マイナンバーを絶対に記載できないようにするための扶養控除等申告書のカスタマイズ!

★『一定の帳簿スペシャル』のマイナンバー帳簿は、いつまで保存しなければならない?

★扶養控除等申告書に記載しなかったマイナンバー等に変更があった場合には、「3年保存期限」の「変更届出書」の提出が必要!

★扶養控除等申告書にマイナンバーを記載しなかった場合の、「変更届出書」以外の変更対応方法とは?

★帳簿がなくても従業員がマイナンバーを扶養控除等申告書に記載しなくて済む方法!

★扶養から外れた人のマイナンバーは、マスキングして扶養控除等申告書を保存?

(答)
給与支払者が作成し備えている帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出した扶養控除等申告書のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限(扶養控除等申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります。

扶養控除等申告書は、「その年の最初に給与の支払を受ける日の前日(中途就職の場合には、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日)」までに会社に提出する必要があります。

例えば、平成28年4月入社で、平成28年5月31日に最初の給与をもらう方は、平成28年5月30日までに会社に扶養控除等申告書を提出しなければならない、ということになります。

この場合に、この方が、平成28年中に退職したのであれば、この扶養控除等申告書が「この会社に最後に提出した扶養控除等申告書」ということになりますので、「提出期限の属する年=平成28年」の「翌年1月10日=平成29年1月10日」の「翌日から7年=平成36年1月10日」まで、マイナンバー帳簿を保存する必要がある、ということになります。

この方が、平成29年中に退職したのであれば、「平成37年1月10日」まで、ということですよね。

ちなみに、このロジックは、『超特例帳簿スペシャル』でも同様です。

なお、従業員の退職から一定期間が経過した場合など、法定保存期限を経過した帳簿については、その帳簿に記載されたその従業員(控除対象配偶者、控除対象扶養親族等を含みます。)のマイナンバー(個人番号)をできるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

保存義務期限を過ぎたら、すぐに廃棄、ということです。