【前の記事】『一定の帳簿スペシャル』のマイナンバー帳簿は、いつまで保存しなければならない?

扶養控除等申告書に記載しなかったマイナンバー等に変更があった場合には、「3年保存期限」の「変更届出書」の提出が必要!

Q1-3-8 一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いを受けるための帳簿に記載された従業員等の氏名、住所、マイナンバー(個人番号)に異動があった場合は何か手続を行う必要がありますか。(平成28年5月17日追加)

(答)
給与支払者が一定の帳簿を備えているために、扶養控除等申告書にマイナンバー(個人番号)を記載せずに提出した場合において、その扶養控除等申告書に記載すべき従業員等の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)に変更があったときには、従業員の方は、遅滞なく、給与支払者に対して変更前の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)及び変更後の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)を記載した届出書を提出する必要があります。

これは、『一定の帳簿スペシャル』の話です。

「相違ない旨」を記載する『超特例帳簿スペシャル』の話ではありません。

扶養控除等申告書とマイナンバー 国税庁HP FAQ スペシャル
こちらの記事もご覧ください!

扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を不要とする手法には、
①扶養控除等申告書をベースに作成した「一定の帳簿」があれば、2年目以降のマイナンバーの記載を不要とする『一定の帳簿スペシャル』
と、
②扶養控除等申告書に一切マイナンバーを記載しない『超特例帳簿スペシャル』
の2つがあります。
話題になっているのは、②の方です。
下記の順に読んでいただければ、と思います。


★平成何年分の扶養控除等申告書からマイナンバーを書くの?

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★扶養控除等申告書に一度もマイナンバーを記載しなくてもOK!

★扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を不要とする場合の「4要件」+「1要件」

★扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載不要は、帳簿がなくてもOK!

★平成28年分と平成29年分の扶養控除等申告書とマイナンバーの奇妙な関係

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★帳簿がなくても従業員がマイナンバーを扶養控除等申告書に記載しなくて済む方法!

★扶養から外れた人のマイナンバーは、マスキングして扶養控除等申告書を保存?

何に変更があった場合に、この話になるかというと、
(1)従業員・(2)控除対象配偶者・(3)扶養親族

①氏名・②住所・③マイナンバー
です。

マイナンバーに変更があった場合だけではなく、結婚等により苗字が変わった場合や、引っ越し等により住所が変わった場合も該当しますので、ご注意ください。

これらの変更があった場合には、会社に対して届出書を提出する必要がある、ということです。

また、その届出書の提出を受けた給与支払者は、給与支払者が備えている帳簿をその届出書に基づき訂正しなければなりません。

会社は、その届出書の提出を受けて、「一定の帳簿」を訂正することになります。

(注) 3 帳簿を訂正する場合に、異動前の氏名、住所又はマイナンバー(個人番号)をその帳簿に記載しておく必要はありません。

その場合には、過去のデータは「マイナンバーを含めて」、保存する必要はないんです。

(注) 1 上記の届出書は、法令により様式が定められていませんので、適宜の様式をご使用ください。
2 給与支払者が提出を受けた届出書は、提出を受けた日の属する年の翌年から3年間保存する必要があります。

ここはあまり知られていない点です。

その届出書は「3年保存」です。

「一定の帳簿」自体を新しい情報に訂正しますので、ずっと保存する必要はないけれども、3年間は保存してね、ということです。

と、ここまで「変更があったら絶対に届出書を提出しなくちゃダメですよ!」とお話してきましたが、この「変更届出書」以外の手続きも認められます

その話は、次で。